Excel ist ein grossartiges Werkzeug. Aber irgendwann hängt ein ganzer Betrieb an einer Datei, die nur noch eine Person wirklich versteht. Fünf Zeichen, dass es Zeit für eine eigene kleine Web-App ist, und was das konkret bringt.
Fünf Zeichen
- Es gibt «Preisliste_final_v3_neu.xlsx». Mehrere Leute arbeiten mit Kopien derselben Datei, und niemand weiss sicher, welche gilt.
- Niemand weiss, wer eine Zahl geändert hat. Wenn ein Preis plötzlich anders ist, beginnt die Detektivarbeit.
- Formeln, die nur eine Person versteht. Ist sie in den Ferien, traut sich niemand an die Datei.
- Daten werden abgetippt. Zahlen aus einer Datei wandern von Hand in die nächste, in ein PDF oder in eine E-Mail.
- Die Datei ist zu gross. 30 MB, langsames Öffnen, abstürzende Makros.
Treffen zwei oder mehr Punkte zu, kostet die Datei vermutlich jede Woche mehr Zeit, als man denkt.
Was eine Web-App anders macht
- Eine Wahrheit. Alle arbeiten auf denselben Daten, im Browser, ohne Kopien.
- Historie pro Feld. Jede Änderung wird mit Zeit und Person gespeichert. Die Frage «wer hat das geändert?» ist in Sekunden beantwortet.
- Prüfregeln. Ein Preis unter den Einstandskosten, eine fehlende EAN, eine Menge, die nicht aufgeht: Die App meldet es, bevor der Fehler rausgeht.
- Rechte. Wer darf ansehen, wer ändern, was ist nach einer Freigabe gesperrt.
- Export bleibt. Wer weiterhin in Excel auswerten will, lädt sich die aktuelle Tabelle herunter.
Ein Beispiel
Für einen Textilgrosshändler habe ich eine gewachsene Preiskalkulation in eine Web-App überführt. Die Struktur der Excel-Datei blieb erhalten, damit sich niemand umgewöhnen musste. Neu sind eine lückenlose Änderungshistorie direkt in der Datenbank, Prüfregeln für kritische Werte und Sperren für freigegebene Preise. Jede Zahl ist heute nachvollziehbar.
So gehe ich vor
- Mit der bestehenden Datei starten. Sie enthält das ganze Wissen, das der Betrieb über Jahre aufgebaut hat.
- Früh etwas zeigen. Nach wenigen Tagen gibt es eine erste Version zum Anklicken, mit echten Daten.
- Schrittweise umstellen. Erst lesen, dann bearbeiten, dann die alte Datei in Rente schicken.
Lohnt sich das?
Eine einfache Rechnung hilft: Wie viele Stunden pro Woche gehen für Suchen, Abgleichen und Korrigieren drauf? Mal Stundensatz, mal 46 Arbeitswochen. Das Ergebnis ist oft grösser als erwartet. Einen schnellen Überblick gibt dir auch mein Digital-Check auf der Startseite.